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注意!文件传阅过程中的泄密隐患!

来源:    作者:    2015-10-08

文件传阅,是机关单位日常工作中的一个重要内容和环节,是文件内容精神上传下达的重要一步。必须由专人负责,遵照领导的指示按主次、轻重缓急传送到阅办部门,并且严格登记文号、内容、页数,接收人必须签字接收并及时退还。

文件横传现象易泄密文件在传阅时应避免对象之间发生相互传递的"横传"现象,以免传阅的文件失控,造成文件积压、丢失或下落不明等情况。但是在实际工作中,有些领导碰到急件,就直接传递给阅办部门,或者两个阅办部门在协商办理时相互横传,这些情况都易造成文件失控和丢失。出现这些情况时,有关部门应及时指出并纠正,由专人按照传送程序签字送出。

文件在外传阅时间过长易泄密

文件传阅开始后,很多部门不能做到及时归还,有的甚至留存几个月,造成其他部门传阅时间推后,耽误工作。而且,传阅时间过长,文件受控难度加大,很容易造成文件管理混乱、失控甚至丢失,发生泄密。各部门应该由专人负责文件的接收和归还,及时提醒领导快速办理并归还文件,不应等文件管理人员一催再催。经办人员必须根据文件的内容和知悉范围,及时、迅速传阅、办理,不得拖延,事后必须在办文单上签字或写明办理经过及结果,需向领导反馈情况的必须及时反馈。

文件传阅部门过多易造成泄密

一份文件,除了主管领导和主办部门需要传阅,还经常需要其他领导或相关部门传阅。传阅时间长、文件流转次数过多,管理难度加大,容易造成文件失控或丢失。文件传阅应该按照合理的传阅顺序传阅,收文传阅要按照主要领导、主管领导、主管部门先阅和急用先阅的原则进行。对于需要阅办的文件,其传阅顺序为:主要领导→主管领导→其他领导→部门领导;对于急件,其传阅顺序为:主管领导→部门领导→主要领导→其他领导。另外,应缩小文件传阅范围,以主管领导和主办部门为主,优先传阅,无关部门不阅。(原载《保密工作》2009年第2期,原标题为《文件传阅中的泄密隐患值得注意》)

(编辑:苏卓图)

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